Guia de apresentação para iniciantes

por: Bernardo Lemgruber   May 12, 2014 03:00 em General

Está chegando o VTEX Day! A preparação para esse dia está intensa por aqui. Uma das novidades deste ano será o palco Delevopers, onde vão rolar várias palestras técnicas de designers e desenvolvedores, que trabalham aqui no VTEX Lab.

Fui incumbido da missão de criar as guidelines para as apresentações que vão rolar nesse palco, e resolvi expandir as guidelines para um post aqui no nosso blog. Afinal todos devem saber como fazer uma boa apresentação, seja designer, desenvolvedor, administrador, comercial, marketing…

O que os grandes dizem

Há duas personalidades que eu faço questão de citar quando sempre que preciso falar sobre apresentações, o Guy Kawasaki e, claro, o Steve Jobs.

O Guy Kawasaki é VC no Vale do Silício, escreveu alguns best-sellers (como Encantamento e A arte do começo) e é muito reconhecido em tecnologia e Marketing. Vale a pena seguí-lo no twitter. Em uma de suas apresentações ele fala sobre apresentações e acabou criando uma regra bem interessante – chamada de 10/20/30. Explico:

10 – número máximo de slides para a sua apresentação. É claro que é uma regra situacional, pois ele se refere a apresentações de pitch de startups para VC’s. Eu acredito que há apresentações em que vale a pena se estender mais na quantidade de slides mas, no geral, evite criar slides inúteis ou sem conteúdo. Menos é mais!

20 – quantidade de minutos que a sua apresentação deve ter. Em geral temos um tempo definido, e é sempre bom contar com imprevistos e com o tempo de trocar de palestrante e etc. Mas se você tem uma reunião de uma hora, por exemplo, use essa regra sem medo! Se você faz uma apresentação de negócios muito longa, corre o risco de enrolar e não há nada pior do que um apresentador enrolando. Nesse caso de reuniões, procure deixar dados detalhados para uma “conversa” após a apresentação.

30 – tamanho da tipografia. Assim, além de todos conseguirem ler – sem sombra de dúvida – você se obriga a colocar menos texto em cada slide e, por consequência, saber mais sobre a sua apresentação. É horrível quando o palestrante chega lá na frente e começa a ler seus slides, isso mostra despreparo e não cria ligação com a platéia.

No que diz respeito ao Steve Jobs, existe até um livro sobre as apresentações dele, que eu nunca li (vamos lá, tenho que ser sincero). Há dois pontos sobre as lendárias apresentações dele que sempre me chamaram atenção: o cuidado e a estrutura.

O cuidado: Ele era extremamente metódico e exigente, por isso sempre treinava incessantemente, exigia que tudo estivesse perfeito, desde os slides até as falas, até os produtos, o palco. Tudo tinha que estar do jeito que ele achasse bom o suficiente. E ele era chato pra caramba!

A estrutura: Ele sempre dividia a apresentação em três partes. Aquele clássico discurso em Standford segue essa estrutura. Em geral, a estrutura genérica é: introdução, desenvolvimento e conclusão. Mas você pode subverter esse modo clássico e criar a sua própria estrutura em três módulos (desde que faça sentido).

Dicas práticas para a elaboração da apresentação

Organize a apresentação por tópicos antes de começar os slides. Pense no conteúdo todo e sua ordem antes de abrir o Keynote (ou PowerPoint). Isso facilita a visualização da linha de pensamento e ajuda a perceber falhas de coerência e, claro, a corrigí-las quando identificadas.

Faça um rascunho dos slides antes de abrir o Keynote. Com os tópicos da sua apresentação escritos e ajustados, divida-os em slides e já liste os elementos de cada slide. Eu costumo fazer como um Story Board, de filme mesmo. Dessa forma, consigo criar a narrativa toda e pensá-la visualmente antes mesmo de abrir o Google para procurar imagens. Facilita para quem fica horas procurando imagens e se distrai com facilidade.

rascunho-apresentacao-vtexday

Junte todos os assets da sua apresentação (fotos, ícones, gifs, etc) de uma vez só. Adivinhou? Antes de abrir o Keynote.

Monte a sua apresentação. Coloque as frases, as imagens e cores. Mais sobre esse assunto no próximo tópico “Dicas de layout”.

Apresente para alguém (ou grave a sua própria apresentação.) Gravar pode ser ridículo, eu sei, mas funciona. Se puder apresentar para alguém que entenda minimamente do assunto, melhor ainda, para obter um feedback do conteúdo, inclusive. Essa etapa é muito importante e é o que separa uma grande apresentação de uma apresentação medíocre. A menos que você tenha muita prática ou seja um alien, essa etapa é realmente importante. Até o Steve Jobs ensaiava exaustivamente.

Faça os ajustes. Provavelmente você vai querer mudar um slide de lugar, acrescentar outro e deletar vários.

Dicas de layout

Projetores em geral são muito ruins. Eles dependem de muitos fatores para transmitir uma imagem perfeita – sem ruídos, com bom contraste e em foco. Como, em geral, o apresentador não tem controle sobre esses fatores, a principal dica deste tópico é: play it safe. Correr riscos na vida é bom, como dizem por aí. Em apresentações não. E o que você pode fazer para minimizar o impacto negativo desses fatores? O segredo está no layout.

Letras grandes. Mesmo que o projetor esteja fora de foco, vai dar para ler relativamente bem. Mesmo que a área de projeção esteja pequena, as pessoas vão conseguir acompanhar. E, como diria o Guy Kawasaki: sobra menos espaço para você escrever.

Pouco texto. Além de abrir mais espaço para letras grandes, obriga você a saber bem o que está apresentando e evita que a platéia fique lendo ao invés de prestar atenção ao que você está falando.

Muito contraste. Nada de letras cinza claro ou azul bebê. Para texto, sempre cores que estejam em contraste com o fundo. Atenção: evite o amarelo, é uma cor muito arriscada.

Tipografia. Um dos maiores segredos de boas apresentações está na escolha de uma boa tipografia. Ela é que compõe a maior parte dos seus slides, principalmente se você seguir as primeiras dicas de layout. A pergunta que não quer calar é: “ok, mas como eu escolho uma boa tipografia?” Boa pergunta! Bom, para não errar, existem algumas opções que costumam funcionar sempre: Helvetica e Georgia. Elas já estão no seu computador! Se você é abusado e quer fazer algo diferente, há dois lugares onde você pode encontrar alguns projetos tipográficos de qualidade e de graça (open source): o FontSquirrel e o Google Fonts. Lá indico que você dê uma olhada nas seguintes famílias: Aleo, Open Sans, Lato, Ubuntu, Aller, Cantarell, Bellota, Arapey, Droid Serif, PT Sans e Signika. Algumas mais seguras do que outras mas com uma pitada de bom senso, você foge da Arial e da Comic Sans e constrói algo mais bonito e interessante. Sinta-se à vontade para navegar e descobrir qual fonte combina mais com a sua apresentação, mas sempre com cautela e bom senso.

Imagens. Use e abuse. Não tenho como não dizer agora um “uma imagem vale mais do que mil palavras” mas, de fato, as imagens deixam a apresentação muito mais leve e instigante. É claro que você deve ficar atento com a qualidade das imagens para que não fiquem pixeladas ou com marca d’água. Se for para usar mal, é melhor nem usar. Pode até ser que te dê um trabalhinho a mais na hora de pesquisar mas, acredite, compensa. Encontrou uma imagem perfeita, com uma resolução aceitável? Use-a em tela cheia com o texto (pouco e grande) por cima. Funciona que é uma beleza.

Essas guidelines são tópicos bem básicos, quase um guia para iniciantes. Há muita literatura sobre esse assunto e muitos blogs falando sobre o tema. Uma recomendação recente do Alex Tercete, um dos desenvolvedores e palestrantes aqui do Lab, é o speaking.io e vale à pena uma visita para quem quiser se aprofundar. No geral, se você seguir a estrutura sugerida aqui, consegue construir uma apresentação à prova de erros. Mais do que suficiente para quem ainda não tem tanta experiência no assunto!